Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?

Şirket dediğimizde ilk akla gelen konular arasında, hesap takipleri yer alır aslında. Bildiğiniz gibi, tedarikçi ve müşterilerin hesaplarının toplamları, cari hesap olarak adlandırılır. Bu hesap yöntemi, borç ve alacak şeklinde takip yapmaya imkân sağlarken, elbette ki bir şirket için oldukça önemli bir yere sahiptir. Cari hesap takibi, borç ve alacakların, detaylı bir şekilde incelenmesine imkân tanırken, bunu da farklı yöntemler ile gerçekleştirebilmek mümkün olmaktadır. İşyeri sahiplerinin ya da yeni bir iş kurmak isteyenlerin, cari hesap takibi nasıl yapılır, sorularına yanıt olarak, şunlara yer vermek mümkün olacaktır. 

Hesap takibi başlatılmadan önce, bilinmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır. Elbette ki şirket için gerekli olan raporlar, bu bilgilere bağlı olarak oldukça daha hızlı bir şekilde düzenlenirken, hazırlanması da oldukça kolay olacaktır. Bu takip sırasında kullanılan uygulamanın önemi de oldukça büyüktür. Örnek olarak, olası ihtilaf durumlarında, daha kolay bir şekilde mutakabata ulaşmak için, gerekli olan yöntemlerin tercih edilmesi ana esastır.

Hesapları kim takip edecek?

Yine, cari hesap takibi başlatılmadan önce, bu işin kim tarafından üstlenileceği de büyük bir öneme sahip oluyor.  Bu sorularda, Cari hesap takibi nasıl yapılır başlığı altında cevap bulabilecektir.

• Cari hesap takibi, işletme sahibi tarafından yapılabilir.
• İşletme sahibinin yanı sıra, şirket içerisinde yetkilendirilmiş bir personel dahilinde de takip işlemlerinin yapılması mümkündür.
• Resmi olarak hizmet veren şirket muhasebeciniz de devlete karşı bazı yükümlülüklerin karşılanmasında sorumlu olurken, şirkete dair güncel olarak herhangi bir bilgi paylaşımında bulunması mümkün değildir. Elinde bulunan belgelerin, geçmişe dair olmasından dolayı, herhangi bir bilgi paylaşımında bulunması mümkün değildir.

Hesap takibi nasıl yapılıyor?

Alacakların ve borçların toplandığı hesap takibi, cari hesap olarak adlandırılırken, takibini yaparken de elbette ki bazı özelliklere dikkat etmekte fayda var.

• İşletme tarafından, zorunlu resmi evrakların tutulması zorunludur. Pek çok işletme, geçmişe dair raporların ve belgelerin elinde olması dâhilinde, cari hesap takibi yaptığı varsayımına düşerek, yanılmaktadır. 
• Cari hesap takibi yapmak için, sadece geçmişe dair belgelerin elde tutulması yeterli olmaz. Güncel dönem bilgileri, belgeleri ve raporlarının da güncel olarak kayda alınması ve işlenmesi gerekmektedir.
• En faydalı cari hesap takibi, tüm şirket belgelerinin ve güncel şirket bilgilerinin de bir arada tutulması ile gerçekleştirilmektedir. Takip edilebilir durumuna yönelik olarak, verim artış gösterecektir.

Cari hesap takibi araçları nelerdir?

Genel olarak cari hesap defterleri ya da Excel tabloları kullanılsa da elbette ki bunlar oldukça amatör bir uygulama oluyor. Her ne kadar Excel tabloları düzenlendiğinde, açıklayıcı ve net bilgileri girmek kolay olsa da düzenleme işi oldukça uzun zamanlar alabilir. Yine bunun yanı sıra, geçmişe dair olan raporların, alacak ve borçların bu tablolara girilmesinin de ciddi zaman alacağı ortadadır. Bundan kaynaklı olarak, cari hesap takibi nasıl yapılır sorularınızın yanı sıra, cari hesap takibi için hangi araçlar kullanılır sorusu da bir o kadar önemlidir.

Eğer ki, Excel tabloları oluşturulmamış ve cari hesap takibi defterlerinden takip yapılıyorsa, oldukça daha büyük bir işin içindesiniz demektir. Bu da verim açısından hiç mantıklı görünmezken, defteri de 3 ana parça halinde ayırmanız ve alacakları, borçları ve vergi borcu gibi tutarları ayrı ayrı gruplandırmanız gerekmektedir. Bu bilgiler dâhilinde, raporlama yapmanız gerekirken, maalesef bu yöntemler ile raporlama yapmak oldukça imkânsız görünüyor. 

Excel cari hesap takibi nasıl yapılır?

Bahsettiğimiz gibi, en kolay cari hesap takibi, tablolama yolu ile olmaktadır. Bu durumda; 

• Excel çalışması yapmak isteyenler, müşterilerin ve tedarikçiler için ayrı olarak düzenlenmiş olması gereken, cari hesap kartı oluşturması gerekmektedir.
• Bu kartlar içerisinde ise, cari hesapların çeşitleri, ad / unvan, takip numarası, borç bakiye bilgileri ve alacak bakiyesi gibi bilgiler yer alması gerekmektedir. Kartların sürekli olarak güncel tutulması gerekirken, her daim güncel bilgi girişi yapılmalıdır ve ertelenmemelidir.
• Elbette ki ilerleyen dönemlerde, tablolarda oluşan artıştan kaynaklı olarak, kontrol etmesi ve analiz yapmak, hataları saptamak ve bunları düzenlemek, birbiri ile arasında ki ilişkilendirmeleri yapmak zahmetli ve bir o kadar da titiz bir işlem gerekmektedir. Oldukça fazla çalışma zamanı ayrılsa bile, ciddi bir süreç işleyeceğinden, herkes bunları tercih etmemektedir. Eğer ki, şirkette, alacak- verecek ilişkileri çok ve çok fazla tedarikçi var ise, Excel tabloları ile cari hesap takibi yeterli olmayacaktır. 

Web tabanlı program ve cari hesap uzmanı

En detaylı olarak cari hesap takibi yapmak için, bu konuda uzman bir personel tutmak daha iyi olacaktır. Fakat, pek çok kişi, genel olarak küçük çaplı işletmeler de bu uzmanı bulundurmak konusunda sorunlar yaşamaktadır. Bundan kaynaklı olarak da web tabanlı bir muhasebe programı tedarik ederek, kullanımı konusunda bilgi sahibi olduktan sonra, işlerini düzene koyabilirler.

Web tabanlı muhasebe programları, basit ara yüzü ile tasarlanmaktadır. Elbette ki bu kapsamda pek çok farkı detaylı programda bulunurken, kolay kullanıma sahip bir ara yüzü olmasına dikkat etmenizde fayda var. Böylelikle hem alacakları hem borçları hem de vergi borçlarınızı, bunların yanı sıra özel giderler, şirket içi diğer giderler gibi pek çok farklı bilgiyi daha kısa sürede giriş yaparak, raporlama ve ilişkilendirme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Yazılım firmaları ile görüşün

Eğer ki, web tabanlı bir cari hesap takip programı satın almak istiyorsanız, TS Ofis bu hizmeti size sunmaktadır. Bu konu hakkında genel bilgiler bunlar olup, daha detaylı ve net bilgilere ulaşmak için, TS Ofis iletişim sayfamızdan bilgi alabilirsiniz.