Proforma Fatura Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Güncel olarak herhangi bir sektörde faaliyet gösteren işletmeniz için ya da yeni bir kurulum için, fatura türleri hakkında bazı bilgilere ulaşmanız sizler adına faydalı olacaktır. Bildiğiniz gibi, işletmelerde, yaygın olarak pek çok farklı türe sahip olan faturalar kullanılmaktadır. Bu faturalar ise girişimcilerin kafasını oldukça fazla karıştırırken, fatura hazırlama işlemleri de ilk zamanlarda bir hayli kargaşaya sebep olmaktadır. İlk olarak, proforma fatura nedir sorularınızı yanıtlayarak, sonrasında ise nasıl hazırlanır sorularınıza cevap verebiliriz.

Proforma fatura nedir?

Fatura türleri arasında yer alan bu tür, teklif niteliği taşıyan bir tür şeklinde tanımlanmaktadır. Herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmayan bir faturadır. Güncel olarak, Ticaret ve Vergi Hukuku ele alındığında, bu fatura için herhangi bir düzenleme bulunmadığı da alınan bilgiler arasında. Her firmanın farklı ihtiyaçlara yönelik, kendi ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde düzenlemesi mümkündür. Fakat, proforma fatura gönderilecek ise, bu durumda kesin olarak resmi fatura kullanmak önerilmez. Bu faturaların üzerinde proforma fatura şeklinde bir ibare bulunması kesin olarak dikkat edilmesi gereken özellikler arasında. Herhangi bir mali değeri olmadığından kaynaklı olarak, bu ibarenin bulunması kesinlikle önemlidir. Bu belge, bir ön anlaşma belgesi şeklinde de tanımlanabilir. Böylelikle, satıcı ve alıcı arasında bir mektup görevi görürken, ürün miktarı, opsiyonları ve fiyatları detaylı olarak yer edinirken, ticari faturadan önce hazırlanan bir detay faturası olarak kullanılmaktadır.

Proforma fatura hazırlamak için, bazı bilgilerin bilinmesinde fayda var. Fatura üzerinde olması gereken bilgiler aşağıda ki gibi sıralanırken, elbette ki proforma fatura hazırlamak için bazı yardımcı yazılımlardan destek almak gerekmektedir. Bu durumda profesyonel olarak hizmet veren yazılım firmaları, fatura yazılımları ile şirkette fatura işlemlerine verilen iş gücünü azaltacak ve verimliliği ön plana çıkartacaktır. Eğer ki, proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır diyorsanız, aşağıda ki bilgilere göz atabilirsiniz.

Proforma fatura üzerinde yer alması gereken bilgiler nelerdir?

Faturanın tarihi

Mal / hizmet cinsi

Satıcının ve alıcının isim/unvan, adresleri

Ödeme şekli

Malların menşei

Teslim şekli

Mal veya hizmetin birim fiyatı/miktarı/tutarı

Malların ağırlığı, ebatları, miktarı

Sevkiyatın şekli

Mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara vb. detay açıklamalar

Navlun ve sigorta prim tutarları

Düzenleyenin imzası

Kullanım alanları nelerdir?

Herhangi bir teklif durumunda ya da planlamaya ihtiyaç duyulduğu durumlarda kullanılması mümkündür. Herhangi bir alım gerçekleşeceği zaman, izinlerin ve peşinatların alınması gerektiği durumlarda proforma fatura talepleri gerçekleştirilmektedir.

İthalat ve ihracat işlemlerinde kullanım

Bu fatura türü, genel olarak ithalat ve ihracat işlemlerinde tercih edilebilir. Eğer ki ihracat yapan kişi bu faturayı kullanırsa, işlemler daha hızlı olacaktır. Bu durumda, ithalatçıya ise bu fatura kullanılarak bir teklif verilir. Ya da ithalatçı ve ihracatçı firma tarafında bir anlaşma söz konusu ise, akreditife esas alınması üzere, ürün sevkiyatı öncesinde hazırlanması şeklinde kullanılabilmektedir. İthalat yapan kişi, ihracat yapan kişinin teklifini kabul etmesi ve sipariş geçmek istemesi halinde, bu faturanın tüm şart ve koşullarını kabul etmiş olacaktır. Teslim tarihlerinin, fiyat ve miktarın bu durumda, belirlenmiş süreler içerisinde beyan edilmesi de zorunlu olacaktır. Sonrasında ise proforma fatura her şeyin onaylanması ve anlaşılması halinde, ticari faturaya dönüştürülerek işlemler tamamlanır.

Özellikleri nelerdir?

Genel olarak, proforma fatura nedir soruları yukarıda ki bilgiler dahilinde cevaplandırılmış olurken, özellikleri hakkında bazı bilgiler ise aşağıda ki gibi sıralanmıştır.

Satıcı ve alıcı tarafında anlaşmaların daha kolay olmasını sağlamaktadır

Teklifname niteliğine hazırlanmakta olan bir belgedir

Proforma fatura üzerinde yer alan bilgiler, teklifin değerlendirilmesi adına karşı tarafa gönderilir ve anlaşmaların yapılması halinde ticari faturaya çevrilerek, sevk işlemleri başlatılır

Damga vergisine tabi olmadığından da mali bir yükümlülük taşımaz ve tercihler arasında yer alır

Müşterilere, borçlanacak olan tutarın gösterilmesi ve tüm diğer bilgilerin açıklanması adına kullanılır

Bir mal ya da hizmetin en iyi şekilde temsil edilmesini sağlar

Kısaca tanımlaması gerekirse, anlaşmaların karşı tarafa gönderilmesi, miktar ve tutarların yer alması, bir mektup şeklinde kişilere sunulması olarak tanımlanması mümkün olacaktır.

Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenmekte olan diğer belgelerin özelliklerini taşımaz ve ilgili usullerin dışında kalır

Bu bilgiler, resmi nitelik taşımamak ile birlikte, okurları bilgilendirmek amacı ile yayınlanmaktadır.