Tahsilat Yönetimi Nedir ve Nasıl Yapılır? TS Ofis

Ticari faaliyet yürüten şirketler için önemli olan konulardan biri de gerçekleştirilen hizmetlerin karşılığında alacaklarını tahsil edebilmeleridir. Pek çok işletmenin yaşadığı sorunlardan biri maalesef geciken ödemelerdir. Alacak tahsilatlarını düzenli şekilde gerçekleştirebilmek açısından bu süreci planlı ve iyi bir biçimde yönetmek, şirketlerin ticari faaliyetlerini yönetebilmelerinde etkili bir yoldur.

Tahsilat Yönetimi Nedir?

Tahsilat yönetimi, bir hizmet karşılığında doğan alacak ve borç ilişkisinde müşteri ilişkileri ile vadesi gelmiş ödemelerin yönetim sürecini ifade eder. Başka bir deyişle; ticari işletmelerin yaptıkları satışlardan gelecek olan ödemelerin zamanlı ve planlı biçimde tahsil edilebilmesi için alınması belirlenen aksiyonların tamamıdır.

Tahsilat yönetiminin düzgün bir şekilde işlemesi için üç önemli noktaya özen göstermek gerekir.

• Hızlı olmak
• Planlı olmak
• Etkin olmak

İşletmelerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri açısından tahsilat yönetim planının doğru bir şekilde ilerletilebilmesi oldukça önemlidir. Nakit akışının düzenli sağlanamaması, işletmede faaliyetlerin aksaması hatta duraklamasına sebep olabilir. Bu nedenle, nakit akışının eksiksiz kontrol edilip seyredilebileceği etkili bir tahsilat yönetiminin gerçekleşmesi oldukça önemlidir. Siz de tahsilatlarınızın takibinin asistan tarafından hatırlatıldığı etkili bir sistem ile tahsilat yönetiminizi takip etmek istiyorsanız TS Ofis Online Ön Muhasebe Programı ile talebinizi çözüme kavuşturabilirsiniz.

Etkili Bir Tahsilat Yönetimi Nasıl Gerçekleşir?

Etkili tahsilat için pek çok unsuru bir araya getirmek gerekir. Göz ardı edilmemesi gereken birçok husus vardır.

• Taraflar arasında satış işlemi gerçekleşmeden önce sunulan tahsilat şartlarının müşteriler tarafından doğru anlaşıldığına emin olmak gerekir.
• Alınacak çözümler müşteri kaybına sebebiyet vermeyecek şekilde üretilmelidir.
• Sosyal medya uygulamalara dahil edilebilir, uygulanacak olan tahsilat yöntemleri için yeni tekniklere başvurulabilir.
• Sürecin sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi için tahsilat konusu ile ilgili hukuki düzenlemeler yakından takip edilmelidir.
• Tahsilatın gecikmesi durumunda kıymetli evrak ile vade yapılandırması uygulamalarına yönelinebilir.
• Sürekli gelişim ve akabinde değişim yaşanan dünyada müşteri profilleri, segmentleri ve var olan müşterilerin analizleri iyi yapılmalıdır.
• Aksiyonlar içine gerçekleştirilebilir potansiyeldeki tahsilat hamleleri dahil edilmeli ve bunlar planlanmalıdır.
• Beklenen tahsilatların gecikmesi durumunda bu gecikmelerin mali tabloya ne şekilde yansıyacağı tespit edilmelidir.
• İhtiyaç duyulması durumunda geciken tahsilatların takibi için hukuki çözüm yollarına başvurulmalıdır.
• Alacak yönetimi ile süreç yönetimini daha kolay bir hale getirmek adına teknolojik sistemlerden yararlanılmalıdır.
• Tahsilatlardan sorumlu olan ekip ya da personel için eğitimler düzenlenmelidir.
• İskonto uygulaması ile müşteriler gerek düzenli gerek erken ödemeye teşvik ettirilmelidir.
• Ortak özelliklerdeki tahsilatlar sınıflandırılmalı ve takibi o sınıflandırılmalara göre takip edilmelidir.
• Sade fiyat politikaları ile potansiyel hataların ve potansiyel itirazların önüne geçilmelidir.
• Tüm ödemelerin ve tüm faturaların kaydı alacak takibini kolaylaştırmak için mutlaka tutulmalıdır.

Tahsilat Hızlandırma Yöntemleri

Vadesi yaklaşmakta olan ya da vadesi gelmiş olan tüm tahsilatlar için öncesinde hatırlatıcılar oluşturulmalıdır. Bir tahsilat takvimi oluşturarak kolayca takibini sağlamak mümkündür. Bu yöntem ile planlama süreci tek bir yerden görülebilirken hatırlatıcılar ile de planları atlama ihtimali minimum seviyeye indirilebilir.

Fatura kesmeden önce oluşabilecek her türlü itiraz ya da hataya karşı fatura bilgileri mail ile müşteriye iletilebilir ve anlaşma sağlandığı taktirde fatura kesilebilir.

Tahsilat raporları belirli bir düzen içinde takip edilmelidir. Müşterilerin ödemelerini düzenli bir biçimde gerçekleştirip gerçekleştirmediklerini ve eğer gecikme yaşanıyor ise bu gecikmenin ne sıklıkta olduğu gibi konuları tahsilat raporu olarak çıkarmak önemlidir. Hazırlanan bu rapor ile müşterilere karşı alınabilecek aksiyonlar etkin bir şekilde planlanarak uygulamaya geçirilebilir.